市属各机关、企事业单位,光明、大鹏新区管委会,龙华、坪山区委(府)办,各区档案局(馆):
按照《深圳市档案局转发<市政府系统落实经济社会发展风险隐患排查整改进行专项督办的通知>》(深档函〔2017〕48号)的安排,2017年5月17日-19日,市档案局根据“双随机”原则对随机抽取的市委纪律检查委员会(市监察局)、市城市管理局、市无线电管理局、市国有资产监督管理委员会、市总商会、广播电影电视集团、地铁集团、市创新投资集团有限公司、市盐田港集团有限公司、市农产品股份有限公司、福田区档案馆、龙岗区档案馆12家单位进行了档案工作风险隐患排查暨安全情况现场检查。
本次检查以各单位自查和现场检查相结合的形式,采取一听(听取情况介绍)、二看(实地察看档案室)、三反馈(针对发现的问题提出反馈意见)的方式对各单位的档案分类方案编制修订、档案整理编目、档案工作制度建立及落实、档案库房安全管理、档案实体安全管理、档案信息安全管理、档案业务外包工作管理、档案接收、档案开放等九个方面的情况进行了检查。现将检查情况通报如下:
一、基本评价
从检查情况来看,各单位比较重视档案工作,均具备基本的档案安全管理意识,档案工作的开展稳中求进,档案实体和档案信息安全保障能力都有一定的提升。
(一)档案安全管理意识提升。各单位均能把档案安全管理作为一项日常重要工作来抓,建立了档案安全工作领导责任制以及档案工作网络,设置了档案室以及专用档案库房,档案工作所需要的人、财、物能够得到充分保障。例如,市纪委(市监察局)、市无线电管理局、广电集团专门配备工作人员负责档案工作,档案整理规范,各项档案工作制度健全。市创新投资公司在办公条件非常紧张的条件下设置了4个档案库房,并在集团在建新办公大楼内提前做好了档案用房的规划。此外,市地铁集团、市创新投公司、广电集团以及农产品公司的档案均自行整理,没有进行外包,杜绝了档案外包工作中可能会产生的安全隐患。
(二)档案安全制度健全并得到较好落实。大部分单位均建立有较完整的档案安全管理制度体系,针对档案管理的归档、查阅利用、鉴定、销毁、库房管理等环节制定了较明确的制度,档案安全工作的职责、基本要求、管理程序等较规范,为做好档案安全管理提供了制度保障,各项规章制度也能较好地落实到位。例如:市无线电管理局、广电集团、龙岗区档案馆的档案基础工作扎实,档案基本制度健全,尤其龙岗区档案馆的档案开放、鉴定制度也非常完备。
(三)档案安全管理措施基本到位,档案安全较有保障。受检的大部分单位的档案实体和档案信息管理人防、技防、物防到位,库房“八防”措施落实,各类档案保管设施设备齐全,档案信息备份定时开展,能够把安全管理融入到档案收、管、用等日常工作环节,档案安全基础比较扎实。例如:市无线电管理局、地铁集团、福田区档案馆、龙岗区档案馆档案数字化程度较高,利用方便,较好的保护了原件;市纪委(市监察局)的档案管理电脑使用了专用插座、封闭了USB接口,信息安全措施比较到位。
二、存在的问题
在检查的过程中,各单位在档案安全管理方面仍然存在一些问题,需要各单位引起重视并加强整改。
(一)部分单位档案分类方案未及时修订,文件归档不齐全,档案整理不符合要求。部分单位档案分类方案未结合本单位“三定方案”制定,职能有调整的未及时进行修订;个别单位存在文件材料收集不齐全、不完整以及没有按时在第二年六月底前完成上一年度归档文件的整理任务的问题,而已完成整理工作的部分单位,档案的整理不符合要求;部分单位不重视特殊载体档案的收集整理。例如:市地铁集团实际归档的文件与档案分类方案要求的归档范围不一致,文件年度归档工作不及时,到目前为止2013年的文件材料仍未整理完毕,档案整理不规范;农产品公司的档案分类方案至2001年以来未进行过修订,且档案整理不规范;市盐田港集团存在文书档案积压未整理的问题;市城管局档案分类方案与“三定”方案不一致,人事管理、业务档案的收集、归档不齐全,文书档案整理不符合要求;市国资委、市无线电管理局、市总商会、农产品公司未对本单位的实物档案进行整理编目。
(二)部分单位档案安全规章制度不完整、落实不到位。经检查,各单位虽然都制订了各项档案工作制度,但个别单位制订的档案工作制度并不完善,尤其是缺乏档案安全突发事件应急处理机制,且各单位的各项制度没有根据国家、省市档案工作规范的调整而及时进行修订,在制度的执行上也存在落实不到位的问题。例如,市纪委(市监察局)缺少档案业务外包管理制度,市国资委、农产品公司缺少应急处置制度,市总商会的应急处置制度、查询利用制度、信息安全制度等多项制度措施均缺失。
(三)部分单位档案保管存在安全隐患。一是档案分散保管情况依然存在。例如:市创新投资公司文书档案、会计档案与项目档案分散在4个库房进行保管;市地铁集团、广电集团会计档案由财务部门自行管理,未按规定及时移交至单位档案室进行统一保管。二是档案库房和整理场所存在安全隐患。大部分单位档案库房都或多或少存有杂物,市创新投资公司、市盐田港集团部分库房地板铺设了地毯、复合地板以及地板胶;市地铁集团、广电集团库房湿度超标;市城管局档案库房大门不能密封,不利于防火防盗;个别单位的查阅利用室未安装监控设施。三是档案库房日常管理登记制度不健全,管理台账过于简单。大部分单位都忽略了档案以及人员出入档案库房的记录。部分单位的库房、整理用房的管理台账记录简单,对档案安全管理的作用不大。四是档案外包工作安全管理存在漏洞。如市国资委、市城管局均在库房内进行档案外包整理工作,且缺少相应的外包管理制度;同时,部分单位还存在数字化加工电脑未封闭USB接口,扫描存储数字化档案的硬盘未回收封存等问题,给档案安全保管带来安全隐患。五是档案信息安全管理存在安全隐患。部分单位的档案信息未定期备份,档案管理电脑未专网专用,如市总商会的档案管理软件安装在可联结外网的笔记本电脑上,创新投公司至今未使用档案管理系统进行档案管理。
针对上述问题,市档案局已向各受检单位发出了“反馈意见书”,并要求各单位积极整改,向市档案局报送整改情况。今年未检查到的单位,应对照上述问题自查自纠,务必立即消除档案安全隐患。
三、加强档案安全工作的要求
档案安全是档案工作的“生命线”,也是档案工作的底线。我市各级机关、团体、企事业单位以及各区档案部门都应牢固树立“安全第一”的思想,务必高度重视档案安全工作。
(一)形成档案安全工作常态化机制。各区(新区)、各单位要充分认识档案安全工作的重要性,坚持“安全第一、预防为主”的方针,落实档案安全主体责任,按照“谁主管、谁负责,谁实施、谁担责”的原则,切实担负起档案安全职责,使档案安全工作贯穿于各项工作、各个岗位,建立健全常态化机制,切实把档案安全工作抓实抓紧抓好。
(二)做好档案管理顶层设计。档案工作并非档案室或者档案工作人员的事情,一方面需要单位领导的支持,另一方面需要各部门人员的配合。因此,各单位应加强档案工作网络建设,从制度的设计执行、文件的收集归档到档案的利用,从上到下通力配合,形成标准化、规范化的管理流程,才能确保档案工作的正常有序开展,并有效防止档案安全漏洞的产生。
(三)健全档案安全规章制度并狠抓落实,做到有章可循和有章必循。档案安全规章制度不完善的单位应全面梳理现有规章制度,查缺补漏,进一步健全档案安全规章制度,形成一套完整的制度体系,做到有章可循。同时,要随时根据国家、省市档案法律法规的变化,结合本单位情况及时修订调整各项规章制度。在日常档案工作中,各单位应切实贯彻落实档案安全制度,从档案的收集、整理、保管、利用以及档案信息安全保密等各个环节,均应严格规程,做到有章必循。
(四)立即消除档案安全隐患。各单位应切实采取有效措施,立即消除各类安全隐患。档案库房条件有限,不能满足安全保管需求的,应尽可能的改善库房环境,增加库房面积,尤其是区档案馆应抓紧工期,确保按时完成建设任务。各单位在目前不能解决此问题的,应在未来单位办公条件改善的情况下,统筹考虑档案库房的建设,并在当下严格把控档案安全保管质量。未集中统一管理档案的,应积极争取领导支持,按要求做到集中统一管理。文件材料未及时整理归档的以及档案整理不符合要求的,应限期完成归档整理任务,并按照要求进行整改。“八防”措施不到位的,应分别采取措施,积极予以落实,如清除库房杂物,加强温湿度调节,购置必须的设施设备等;外包服务有安全漏洞的,应及时予以弥补,如单独设置安全的档案外包场所,完善监管措施、健全外包制度,签订保密协议等。
档案安全是档案工作的重中之重,责任重大,必须警钟长鸣,不能有丝毫松懈。希望各区(新区)、各单位务必进一步强化档案安全意识,切实按照国家档案局《关于进一步加强档案安全工作的意见》等有关要求,进一步完善档案安全工作领导机制和规章制度,建立健全人防、物防、技防相结合的档案安全防范体系,及时消除危及档案实体和信息安全管理的隐患,坚决杜绝各类档案安全事件的发生。
深圳市档案局
2017年6月22日
粤公网安备 44030402001126号
